sábado, 17 de diciembre de 2011

Derecho Notarial - Actos Protocolares y Extraprotocolares



Capítulo I

1.1 Doctrina de los actos protocolares y extraprotocolares


De acuerdo con la normativa vigente, en el artículo ochenta del Código Notarial, se clasifican dos tipos de actos notariales, los cuales son actos protocolares y actos extraprotocolares.
Esta clasificación a su vez, se subdivide en:
Documentos Protocolares: tales como Escrituras Públicas, Actas Notariales y  Protocolizaciones consignadas en el protocolo del notario.
Documentos extraprotocolares entre ellos se encuentran las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias  y otras actuaciones que el notario público autorizado por ley extiende fuera del protocolo.
Parte del desarrollo introductorio, es a analizar cada uno de estos documentos, de acuerdo con la doctrina actual para obtener una mayor comprensión de la forma de realización de estos actos.

1.1.1 Los documentos protocolares

Los documentos protocolares están establecidos en el artículo ochenta del código notarial, siendo: La Escritura Pública, Las Actas Notariales y las Protocolizaciones.
Tal y como lo expone Herman Mora Vargas, son los documentos que constan en el protocolo y  son el resultado principal y primordial de la actuación del Notario, ejerciendo sus funciones, configurando la voluntad de las partes, dándole forma a todos los hechos, así como los actos y los negocios jurídicos confiriéndoles efectos.

1.1.1.1 La Escritura Pública de acuerdo a la doctrina

Los juristas en materia notarial, exponen que la Escritura Pública presenta el siguiente concepto:

“Es aquel instrumento confeccionado con las formalidades que exige la ley, otorgada ante un Notario o funcionario autorizado.
En ella se ejercitan tres principios: la autenticidad, la legalidad y la ejecutoriedad” (Herman Mora Vargas. Manual de Derecho Notarial. Pág.213-214.1999)

De acuerdo con el Notario Mora Vargas, la escritura es un instrumento que cumple con las formalidades exigidas por la ley, que se rige por tres principios y es otorgada por el Notario Público.
Doctrinalmente, autores como Ávila Álvarez, describen que la Escritura Pública son documentos autorizados con las solemnidades legales por el Notario Público competente, siendo requerido por las partes e incluidos en el protocolo, estas solemnidades contienen, revelan o exteriorizan un hecho, acto o negocios jurídicos, para su prueba, eficacia así como para la constitución. (Artavia Allan y Madrigal Randall, Validez y eficacia de los documentos públicos. Tesis. UCR) 
De acuerdo con los doctrinarios especialistas en Derecho Notarial, la Escritura Pública es un instrumento donde se inserta una declaración de la voluntad con el propósito de producir  efectos jurídicos.
La escritura pública se manifiesta y perpetúa como parte de la prueba documental, la formalización de un contrato  o un acto. Esta tiene como uno de los fines la creación, modificación, extinción o cancelación de una relación jurídica.
De manera conceptual, diversos autores describen la escritura pública como el instrumento confeccionado con las formalidades que exige la ley, otorgada ante el notario público autorizado y en ella se ejercitan los principios de autenticidad, legalidad y la ejecutoriedad.
Por su parte Salas Marrero explica lo siguiente:

“En realidad la formación del documento notarial –cualquiera que sea su naturaleza-, no puede separarse en secciones autónomas porque el documento notarial constituye un todo homogéneo y orgánico y nunca agregado informe, o una mera suma de partes sin conexión alguna entre sí. Por tales razones, la Escritura Pública es indivisible en su composición. No obstante las partes de una escritura son susceptibles de ser analizadas de forma individual”. (Artavia Allan y Madrigal Randall, Validez y eficacia de los documentos públicos. Tesis. UCR) 
   
De acuerdo con Salas Marrero entonces, la escritura pública no se separa, es indivisible permitiendo que las partes si puedan ser analizadas en forma individual.
Autores costarricenses afirman que existe una clasificación de las escrituras notariales, estas son:

a)   Principales: Son las escrituras que crean, modifican o extinguen las diferentes relaciones jurídicas.
b)  Adicionales: También son conocidas como aclaratorias o accesorias, tienden a rectificar, modificar, restringir, incluso revocar o variar lo indicado en la escritura principal. Corrigen la voluntad de los comparecientes, con propósitos de completarlas, adicionarla conformando ambas una sola voluntad.

Además se establece en la doctrina, que las escrituras públicas accesorias pueden ser:

a)   Escritura de ampliación: Esta escritura extiende o aumenta el objeto del negocio que se acordó en la escritura principal. El ejemplo es la ampliación de un plazo de una hipoteca.
b)  Escritura de Prórroga: Tiene la finalidad de la extensión de un período.
c)   Escritura de Confirmación: Esta procura sanear vicios que contiene la escritura principal y que puede hacer el acto anulable
d)  Escritura de Ratificación o de Aceptación: Es la escritura que acepta actos que fueron realizados por personas sin poder suficiente.
e)   Escrituras de Adhesión: Son todas aquellas en las cuales las partes realizan un negocio jurídico y convienen regirlo por cláusulas del contrato previamente confeccionado.

1.1.1.2          Las Actas Notariales de acuerdo a la doctrina

Los especialistas en materia de Derecho Notarial, explican que se entiende por acta a la reseña escrita, fehaciente y auténtica de cada acto productor de efectos jurídicos.
Autores costarricenses señalan que el acta se puede definir  como el documento escrito en el que se relata en forma más o menos extensa  las deliberaciones y acuerdo tomados en una reunión así como las asambleas y las audiencias.
De acuerdo con el Notario Hermán Mora, el Código Notarial abre la posibilidad de “retratar”  con desapego al tiempo de una manera estática en todos los entornos de evolución, por esto se pueden hacer actas al mismo tiempo que se comprueben los hechos de acuerdo a su ocurrencia, por ello se hace un relato de todo lo que tenga relevancia jurídica y haciendo omisión de lo que no es de interés, siempre y cuando no transcurran más de veinticuatro horas desde que se realizó la percepción del hecho. Se puede además constatar situaciones y posteriormente darle forma de acta notarial, esto se realiza narrando los hechos en el protocolo, cuando no haya transcurrido un tiempo mayor a  veinticuatro horas.
Doctrinariamente se expone que el Notario Público, en la escritura pública, redacta las manifestaciones de la voluntad,  narra los hechos y es importante ya que sobre esto último descansa la fe pública, razón por la que el notario debe ser fidedigno en la medida lo posible.

Especialistas en derecho notarial, confirman que existen diversos tipos de actas las cuales son:

a)    Actas de presencia: Esta Acta tiene como característica que el Notario es un mero receptor del entorno, se limita a observar la realidad de lo que interesa para captar lo oye o ve y consignarlo. Se pretende con este, acreditar el estado físico de un bien, su calidad o cantidad. También hace referencia a la finalización de un trabajo, la negativa de una personan de hacer o dejar de hacer algo.
b)    Actas de Notoriedad: Estas actas consisten en el conocimiento  público de ciertos hechos históricos, científicos  o las consecuencias de las leyes, involucra también la fama pública, la reputación de las cualidades de una persona reconocida socialmente.
c)     Actas de Notificación: En este tipo de acta el Notario tiene facultades de Notificar las resoluciones judiciales, significa, poner las resoluciones en conocimiento de las partes.
d)    Actas de depósito: Procede cuando un requiriente solicita al Notario el depósito de un bien.
e)    Actas de conocimiento: Estas son actas de comprobación, el            Notario  se dirige al lugar describe lo que ve para dar fe de algo que se requiere a solicitud de parte.
f)      Actas de intimación: Estas permiten advertir o prever un hecho que acontece como por ejemplo la intimación del cobro de impuestos.

1.1.1.3          Las Protocolizaciones de acuerdo a la doctrina

La protocolización de acuerdo con los especialistas en materia de derecho notarial, consiste en la trascripción de documentos o piezas privadas en el protocolo del Notario.
El artículo ciento cinco del Código Notarial, hace referencia a las protocolizaciones indicando que se debe dejar copia del documento o la pieza que se protocoliza en el archivo de referencia, o apéndice, con esto, se puede probar su existencia y detallar su contenido como se desprende de la lectura de los artículos cuarenta y siete; así como el ciento diez del Código Notarial.
Los doctrinarios afirman que las protocolizaciones pueden ser “literales” cuando se puede transcribir textualmente el documento y en lo “conducente” cuando se copia parte del documento o lo que resulta es de interés para ciertos efectos. También pueden ser  en “referencia” que es como contar un cuento de lo que resulta relevante de la información.
De acuerdo con los juristas costarricenses, los efectos más importantes de la protocolización es el dar fecha cierta a un documento, con lo cual se pretende claro está, oficializar la fecha de la existencia de un documento.
La doctrina afirma que entre los efectos de la protocolización de documentos es dar fecha cierta a un documento. La protocolización en cuanto a los documentos privados, no confiere un rango de escritura pública y en un proceso judicial la protocolización no es suficiente para fundar un derecho real, por lo que se requiere del documento original, tal y como lo establece el artículo ciento siete del Código Notarial.

1.1.2        Los documentos extraprotocolares de acuerdo con la doctrina

De acuerdo con la documentación costarricense, los actos extraprotocolares son aquellos documentos que no constan en el protocolo del Notario Público. Son reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o de instrumentos y traducciones.  Cada uno de estos documentos se explicará a continuación brindando un concepto claro y preciso de la conceptualización de cada uno.

1.1.2.1  Las traducciones de acuerdo con la doctrina.

De acuerdo con los doctrinarios, los documentos notariales deben ser confeccionados en idioma español, sin embargo por varias razones se puede encontrar en una lengua extranjera.
Para este tipo de documentos, los doctrinarios afirman que el Notario está facultado para realizar la traducción  del documento, lo cual implica que este debe tener conocimiento del idioma que se traduce, pues lo que se traduce, debe ser una copia o reproducción fiel y exacta  del texto en el idioma extranjero, las traducciones surten efecto del documento traducido.

1.1.2.2          Las certificaciones de acuerdo con la doctrina

La doctrina, así como escritores conocedores de la materia, exponen que el artículo ciento diez del código notarial, hace referencia a la potestad certificadora que tienen los Notarios Públicos, en virtud de la cual podrán extender bajo su responsabilidad, las certificaciones referentes a inscripciones, expedientes, resoluciones y o documentos existentes en los registros o bien en las oficinas públicas, así como también de libros, documentos o piezas privadas en poder de particulares.
“La certificación es el documento extraprotocolar, en donde, el Notario logra la afirmación de información mediante su presencia y evidencia funcional. En él se pone, en clara comprobación, la fe pública, ya que la comprobación de orden visual es su elemento medular; la expresión “haber tenido a la vista” es el factor distintivo”.  (Artavia Allan y Madrigal Randall, Validez y eficacia de los documentos públicos. Tesis. UCR) 


De acuerdo con el texto anterior la certificación es entonces, un documento extraprotocolar, el Notario Público logra la afirmación de la información de forma presencia poniendo la fe pública como medio de comprobación.
Los especialistas explican que con la certificación se logra realizar el traslado de la información que consta en algún medio o en la realidad, con la plasmada en el documento del notario, esto con el fin de hacer, llegar al interesado la información necesaria para la presencia de éste en otro lugar donde se da a conocer.
La doctrina clasifica las certificaciones de la siguiente forma:

a)   Literales: Cuando se realiza copia literalmente de la información que se  certifica.
b)  En lo conducente: cuando se certifica solo parte conceptual de la información, nada más de lo que interesa
c)   En relación: Cuando se cuenta toda la narración de la información que tiene conexión entre sí.

Cuando se efectúa una certificación de acuerdo con la doctrina, los Notarios deben indicar en cual de los tres anteriores sentidos lo hace, así lo señala el artículo ciento diez del Código Notarial.


1.1.2.3          Los testimonios de acuerdo con la doctrina

Diversos doctrinarios explican el testimonio de la siguiente forma:

Los testimonios son documentos públicos, emanados por un oficial público; son documentos extraprotocolares, reproducciones de los  instrumentos públicos que tienen el propósito de desplazar efectos jurídicos. (Herman Mora Vargas. Manual de Derecho Notarial. Pág.213-214.1999)

De acuerdo con el texto anterior, los testimonios son documentos públicos que emanan del oficial público que en este caso es el Notario Público y tiene el propósito de desplazar los efectos jurídicos que corresponden a cada caso en particular.
Los diferentes juristas afirman que el sistema notarial en Latinoamérica presenta la particularidad de no ser el documento original el que se presenta ante el registro público, ni tampoco el que lleva las partes, sino por el contrario, son las copias auténticas de éste.
De acuerdo con lo establecido en doctrina, el testimonio es aquel documento público, emanado de un oficial público y que tiene como propósito desplazar efectos jurídicos. Son los notarios autorizantes de las escrituras matrices, los obligados a expedir los testimonios en cualquier momento.
La legislación costarricense hace alusión al artículo ciento catorce del Código Notarial, donde se dice en cuanto a la estructura de los testimonios que constan en dos partes: la copia literal , total o parcial de la matriz y el engrose que le confiere la ejecutoriedad para los efectos jurídicos que correspondan.
De acuerdo con los especialistas, pese a ser una copia fiel y auténtica del documento original, el testimonio también puede ser parcial, ya que se puede extender en lo conducente, es decir para aquello que nos interesa, con la salvedad del artículo setenta y siete del Código Notarial que señala la necesidad de consignar aquellos testimonios que se otorguen en lo conducente lo siguiente: “lo omitido no desvirtúa, restringe o, en forma alguna degenera lo trascrito”.
De acuerdo con el Notario Mora Vargas, los testimonios constan de tres partes:

a)   Copia fiel y exacta del instrumento
b)  Copias de firmas.  La trascripción, según en el entender del Notario de la rúbrica que fue impresa en el protocolo.
c)   El engrose. Este es importante ya que radica en dos aspectos: primero es un amigable medio para ubicar el instrumento con las referencias de tomo y folio brindando un respaldo de la matriz, además de conocer si se trata del primer o el ulterior testimonio. En un segundo aspecto, en virtud de la condición de desplazante de efectos del testimonio, pone de relieve la relación de autoría con el original.
1.1.2.4          Las copias autenticadas de acuerdo con la doctrina

La doctrina señala que uno de los derechos que asisten a los otorgantes, es contar con las copias de los instrumentos que otorgaron. La copia autentica no es prueba sobre el contenido del acto, sino solo sobre la existencia del instrumento público.
Se diferencia del testimonio en que la copia no es un documento público capaz de producir efectos jurídicos, sino solamente prueba la existencia del original.


CAPITULO II

2.1 Los actos protocolares de acuerdo con la normativa vigente

De acuerdo con  el artículo ochenta del Código Notarial, los documentos notariales se clasifican protocolares o extraprotocolares dependiendo de su conformación ya sea en protocolo o fuera de él.

“Artículo 80.- Clases de documentos

Los documentos notariales son protocolares o extraprotocolares, según sus originales se extiendan en el protocolo o fuera de él.

Los documentos protocolares consisten en escrituras públicas, actas notariales o protocolizaciones consignadas en el protocolo del notario.

Son extraprotocolares las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que el notario público, autorizado por ley, extiende fuera del protocolo.” (Artículo 80 código notarial.)


Del citado articulo, se explica  que los documentos protocolares son las escrituras públicas, las actas notariales o protocolizaciones que fueron consignadas en el protocolo del notario.
Por actos extraprotocolares se clasifican las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas expedientes o inscripciones, traducciones, actas y diligencias.




2.1.1 La escritura pública en el código notarial


La estructura normativa de la escritura pública, está establecida en el artículo ochenta y uno del Código Notarial de la siguiente forma: introducción la cual estará compuesta por encabezamiento, la comparecencia y las presentaciones.
El  contenido estará conformado por los antecedentes y las estipulaciones de los comparecientes.
Por su parte la  conclusión incluye las reservas y advertencias notariales, las constancias y la autorización.
En cuanto al encabezamiento, de acuerdo con el artículo ochenta y dos del código notarial, toda escritura inicia con su número, nombre y apellidos del notario, condición y lugar de oficina.
La comparecencia se establece en el artículo ochenta y tres, establece indicando el nombre y apellidos de los comparecientes, así como sus calidades (número de cédula, estado civil, profesión u oficio. entre otros)
El artículo ochenta y seis del Código Notarial establece que el notario debe estipular todos los antecedentes del acto o negocio otorgado.
En relación con las estipulaciones, la normativa establece que el notario debe redactar en forma clara, detallada el acto o contrato ajustándolo a la solicitud de las partes  y a las disposiciones legales para que surta los efectos jurídicos  (Código Notarial artículo ochenta y siete)
De acuerdo con el artículo ochenta y nueve, la conclusión iniciará con las advertencias y reservas que el Notario Público debe hacer por ley a los comparecientes.
En cuanto al otorgamiento de la Escritura Pública, el artículo noventa y uno del Código Notarial establece que el notario debe leer el contenido de la Escritura Pública a los comparecientes, así como los testigos, dejar constancias de la lectura y del consentimiento de los interesados
El artículo noventa y dos expone la autorización, en la cual se debe indicar el nombre y apellidos, así como domicilios de los testigos, si se han extendido o no una o más reproducciones en el mismo acto de firmarse la escritura. Además la constancia que firman el notario público, los testigos instrumentales, los de conocimiento y los intérpretes en su caso, así como los comparecientes, el lugar, la hora, el día, mes y año en que se autoriza la  escritura.
Cuando se adicione, rescinda o modifique el contenido de una escritura pública; se revoque o modifique un testamento o poder especial, por medio de otra escritura pública otorgada con posterioridad, el notario autorizante de la última escritura está obligado a consignar mediante una nota marginal en la escritura adicionada, rescindida o modificada, el nombre, apellidos del notario, tomo, folio y número de escritura donde se realizó la modificación. (Artículo noventa y siete del Código Notarial)
Cuanto el tomo donde se consigna la nota marginal pertenece a otro notario, o se encuentre en el Archivo Notarial, el otorgante de la modificación debe notificar al otro notario para que la lleve a cabo o al Archivo Notarial

2.1.2 Las  actas notariales en el código notarial

El Código Notarial en el artículo 101 se establece la definición de las actas notariales:

“Definición

(…) son instrumentos públicos cuyas finalidades principales son comprobar, por medio del notario y a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia, darles carácter de auténticos, o bien hacer constar notificaciones, prevenciones o intimaciones procedentes según la ley.

A las actas notariales les serán aplicables, en lo pertinente, las disposiciones de las escrituras públicas, con las salvedades resultantes de este capítulo.” (Artículo 101 del Código Notarial)


Se desprende del citado artículo que las actas notariales son instrumentos públicos y su finalidad es la comprobación de hechos, sucesos o situaciones que consten en presencia y por medio del notario público a solicitud del interesado, dándoles carácter de autenticidad y hacer constar notificaciones, prevenciones o intimaciones de acuerdo con la ley.
El artículo ciento dos del citado cuerpo normativo, explica los requisitos que deben contener las actas notariales:

“a) En la introducción, deberá hacerse constar a solicitud de quién se procede y el motivo por el cual interviene el notario.

b) En caso de representación, el notario indicará la que exprese la parte interesada, sin necesidad de comprobar la personería.

c) El notario que no conozca a quienes debe notificar, informar, intimar o prevenir, deberá procurar identificarlos y hacerles saber por encargo de quién procede, su calidad de notario, la diligencia por efectuar y el derecho que les asiste de hacer  constar las manifestaciones que tengan a bien sobre esa diligencia, siempre que sean pertinentes a juicio del profesional.

d) En la descripción se relatarán, objetiva y concretamente, todas las circunstancias necesarias para los fines jurídicos de las diligencias y los detalles o condiciones solicitados.

e) La presencia del solicitante no es necesaria a menos que deba suscribir legalmente el acta.

f) No es indispensable la unidad del acto ni del texto.  Por tal razón, podrán extenderse actas al mismo tiempo que se comprueban los hechos, mientras se realiza la diligencia o con posterioridad, siempre que se confeccionen dentro de las veinticuatro horas siguientes.  Podrán también separarse en dos o más textos, en orden cronológico, lo cual deberá advertirse.

g) Si la diligencia se refiriere a un documento y legalmente fuere exigible, se dejará en él una constancia suscinta de lo actuado, indicando el número de tomo del protocolo, la página y el instrumento en que se levanta el acta, así como su fecha.

h) En la conclusión, no se requiere leer el acta a los interesados; tampoco, su aprobación, y podrá llevar o no sus firmas.  El notario autorizará el acta, aunque alguno no quiera o no pueda firmar, y dejará constancia del hecho.

i)             En las actas, podrán incluirse informes o juicios de profesionales, peritos y otros concurrentes, sobre la naturaleza, las condiciones y consecuencias de los hechos comprobados.  Se indicarán sus nombres, apellidos y calidades, y ellos deberán firmar el acta.” (artículo 102 del código Notarial)



Del artículo anterior se comprende con mayor facilidad que existen una serie de requerimientos para la actuación del Notario Público, ya que en cuanto a las actas notariales, debe hacerse constar de quién procede dicha ata, así como el motivo por el cual se realiza.
También expone que se relatará de forma objetiva y concreta todas las circunstancias.
En este tipo de acto protocolar no es necesaria la presencia del solicitante;  tampoco es necesaria una unidad del acto ya que el acta puede extenderse con posterioridad además es importante indicar que no se requiere leer el acta a los interesados.
Como última observación, el artículo anterior permite incluir informes o juicios de profesionales, así como peritos.
El artículo ciento tres del código notarial por su parte, explica que la notificación, requerimiento, o cualquier acto relacionado con personas se practicará donde estas se encuentren, su respuesta se consignará en actas.

2.1.3 Las protocolizaciones en el código notarial

El código notarial establece que para protocolizar documentos, diligencias, piezas de expedientes o actas, en la introducción debe indicarse el motivo por el cual se actúa. Si se actúa por resolución judicial, debe expresarse el tribunal que la dicta, el lugar, la hora y fecha y el juicio que recayó. Debe copiarse fielmente el documento o piezas en su forma parcial o total (Artículo ciento cinco del código notarial)
Para la diligencia notarial de libros, folletos y gráficos, cuando estos sean muy extensos a juicio del notario público no será necesario la copia integra, basta la reseña breve para identificar, consignando la razón correspondiente, debiendo ser firmada por el notario así como cada folio de aquellos, de igual forma se procede con cuadros, gráficos, como cualquier otra clase de documentos (artículo ciento seis del código notarial)

2.2. Los actos extraprotocolares de acuerdo con la normativa vigente

La definición de los actos extraprotocolares, se establece en el artículo ciento ocho del código notarial

“(…) son las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o de inscripciones, traducciones y cualquier otra actuación o diligencia que el notario público, autorizado por ley, lleva a cabo fuera del protocolo.” (Artículo 108 del Código Notarial)


Se entiende entonces que los instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes, así como cualquier otra actuación que el notario lleva a cabo fuera de su protocolo corresponden a actos extraprotocolares.

2.2.1 Las traducciones extraprotocolares de acuerdo con la normativa vigente

De acuerdo con el artículo ciento nueve del código notarial, el Notario Público, por su y bajo la propia responsabilidad puede autorizar propias traducciones de documentos, instrumentos, cartas u otras piezas no redactadas en idioma distinto al español.
Debe adjuntarse a la traducción el original o copia autenticada por el notario y consignará en el documento original, la razón de identidad correspondiente y dejarse una reproducción en el archivo de referencias.

2.2.2 Las certificaciones extraprotocolares de acuerdo con la normativa vigente

Los notarios pueden extender (de acuerdo con el artículo ciento diez del código notarial) certificaciones relacionadas a inscripciones, expedientes, resoluciones o documentos existentes en registros y oficinas públicas, así como libros, documentos y piezas privadas en poder de particulares. En todo caso es necesario indicar si el documento se certifica literalmente, en lo conducente o en relación.


2.2.3 La reproducción de instrumentos públicos de acuerdo con la normativa vigente.

Las reproducciones de instrumentos públicos pueden consistir en testimonios, certificaciones y copias auténticas. (Artículo ciento doce del Código Notarial)




2.2.4 Los testimonios públicos de acuerdo con la normativa vigente.

El artículo ciento catorce del Código Notarial  establece la estructura de los testimonios, constando de dos partes, la copia literal total o parcial de la matriz y el engrose.
El engrose hace consignar que se reproduce el instrumento matriz, identificado por su número, la página donde se inicia y el tomo del protocolo donde consta si se trata del primer testimonio o de ulterior y en qué momento se expide, así como el lugar, la hora y la fecha, cuando el testimonio se expide por orden judicial el engrose debe señalar el tribunal o el funcionario que lo ordena, su nombre y el cargo que desempeña, la fecha de la orden o la hora y la fecha de la resolución respectiva. (Artículo ciento quince del código notarial)

2.2.5 Las certificaciones de instrumentos públicos de acuerdo con la normativa vigente.

De acuerdo con el artículo ciento veinte del Código Notarial, las certificaciones de instrumentos públicos inician con el nombre y los apellidos del notario público o del funcionario que las extienda, la condición de notario o el puesto que el funcionario desempeña, el tomo del protocolo y la página donde se asentó o inició el instrumento público, el nombre del notario y la manifestación de que la reproducción es parcial, en su caso. Se copiará el instrumento original en forma total o en lo conducente. (Artículo ciento veinte del código notarial)

2.2.6 Las copias simples y constancias de acuerdo con la normativa vigente.

De acuerdo a la normativa vigente, con efectos administrativos o particulares, pueden expedirse copias simples y constancias de los instrumentos públicos estas no sustituirán los testimonios ni las certificaciones. (Artículo ciento veintiuno del código notarial)

2.2.7 Los testimonios impresos de acuerdo con la normativa vigente.

De acuerdo con el artículo ciento veintidós del Código Notarial, el Registro Nacional, en coordinación con la Dirección Nacional de Notariado, podrán autorizar  fórmulas impresas, para cada una de las transacciones legales inscribibles. El Registro suministrará, a costa del notario, las fórmulas, que podrán adecuarse a las exigencias mecánicas y tecnológicas empleadas al registrar documentos y contar con los mecanismos de seguridad exigidos para los testimonios ordinarios.

Capítulo III


3.1. La Jurisprudencia de los actos protocolares y extraprotocolares

Dentro de la Jurisprudencia de los actos protocolares encontramos a la Escritura Pública mediante el voto número 35-2005 y la protocolización mediante voto número 96-2006 del Tribunal de Notariado, ambos ejemplos se explicarán a continuación

3.1.1 La Escritura Pública de acuerdo con la Jurisprudencia

Uno de los ejemplos de instrumentos realizados en Escritura Pública mediante el Notario se puede constatar en el voto 35-2005

“San José, a las nueve horas treinta minutos del veinticuatro de febrero del dos mil cinco.-
Proceso disciplinario establecido ante el Juzgado Notarial por el Registro Civil, representado por el licenciado Rodrigo Fallas Vargas, Oficial Mayor contra el notario Alexis Cervantes Barrantes mayor, abogado y notario, de Siquirres, demás calidades ignoradas.-
RESULTANDO:
1 .-
Mediante Oficio número 1782-2003 O.M.C., fechado 22 de julio del dos mil tres, el licenciado Rodrigo Fallas Vargas, Oficial Mayor del Departamento Civil del Registro Civil denunció, con base en lo dispuesto en los artículos 21 y 24 del Código de Familia, que el notario Alexis Cervantes Barrantes, realizó el matrimonio de Melvin Chinchilla Abarca y Carolina Isabel Ortega Rojas el día 16 de marzo del dos mil dos, y omitió cumplir con lo dispuesto en el artículo 21  del Código de Familia.-
2 .-
En su contestación, el denunciado adujo que efectivamente realizó dicho enlace matrimonial, en el que la contrayente era menor de edad.- Que en dicho evento estuvo presente la señora María Isabel Ortega Rojas, quien en su calidad de madre de la menor contrayente, en el pleno ejercicio de la patria potestad, otorgó su asentimiento para la realización del citado matrimonio.- Que por un error material no fue consignado este acto en la escritura inicial, solicitando se le disculpe por tan crasso error y que se le absuelva de responsabilidad.- Aporta, al efecto, declaración jurada de la señora madre de la contrayente, donde se refiere esta situación.-
3 .-
El señor juez de primera instancia, mediante sentencia de las nueve horas cincuenta y cinco minutos del siete de septiembre del dos mil cuatro, declaró con lugar el presente proceso disciplinario notarial establecido contra el notario denunciado, imponiéndole la corrección disciplinaria de tres  meses de suspensión.-
4 .-
Por no estar conforme con lo resuelto, apela   el notario, en virtud de lo cual conoce este Tribunal del presente asunto.-
5 .-
En los procedimientos se han observado los plazos y procedimientos de ley.
Redacta el Juez Sánchez Sánchez.-
CONSIDERANDO :
I.-
Se acogen los hechos que como probados enumera la sentencia de primera instancia por ser todos ellos fiel reflejo de lo que informan los autos.- Unicamente se agrega y corrige el hecho número tres, en el sentido de que el instrumento es el número ochenta y ocho y que en éste no compareció la madre de la menor (misma prueba).
II.-
En su sentencia la autoridad de primera instancia declaró con lugar el proceso disciplinario notarial incoado contra el notario y le impuso la corrección disciplinaria de tres meses de suspensión, debido a que al autorizar el matrimonio que relaciona la escritura número ochenta y ocho, omitió la comparecencia de la madre en ejercicio de la patria potestad de la menor contrayente, para expresar su asentimiento.- El  notario no expresó agravios, pero en su escrito de apelación expresa que si bien el numeral 139 del Código Notarial faculta al órgano disciplinario para sancionar, es lo cierto que no se le pueden imponer sanciones que coarten el ejercicio de su profesión sin un fundamento legal idóneo.- Que su actuación no encuadra dentro de los presupuestos que establece el citado numeral, además que la madre de la menor contrayente estuvo presente en el mismo acto del matrimonio y dio su asentimiento expreso para que su hija contrajera nupcias, hecho que le mereció fe a él como notario, prescindiendo de los documentos que demostraran el asentimiento, y en los autos consta declaración jurada ratificando su dicho.- Que el numeral 31 del Código de Familia no hace referencia a la manifestación expresa del referido asentimiento, lo que si es obligado en el certificado de declaración de matrimonio, casilla # 17, y se le sanciona por una normativa que no establece en forma clara su deber como notario de consignar dicho asentimiento, y que el artículo 139 del Código Notarial es una norma en blanco, que faculta al juzgador a calificar de grave la situación en forma antojadiza.- Que su actuar fue de buena fe, su familia depende de sus ingresos y pide como prueba para mejor resolver, que se reciba el testimonio de los contrayentes y de la madre de la menor a fin de que aclaren si ésta última estuvo presente en el matrimonio y si otorgó su asentimiento.-
III.-La sentencia apelada se encuentra a derecho y por eso ha de confirmarse.- El notario denunciado autorizó la escritura número ciento ochenta y ocho, el día dieciséis de marzo del dos mil dos, relativo al enlace matrimonial de Melvin Chinchilla y Carolina Ortega, ésta última menor de edad a esa fecha, pues nació el doce de febrero de mil novecientos ochenta y cuatro.- Los artículos 81 y siguientes del Código Notarial establecen que l a escritura pública constará de tres partes:   introducción, contenido y conclusión.-
La introducción estará compuesta por el encabezamiento, la comparecencia y las representaciones.- En la comparecencia se expresarán el nombre y los apellidos de los comparecientes, la clase de documento de identificación que porten con el número si lo tuviere, el estado civil, el número de nupcias, la profesión u ocupación, el domicilio y la dirección exactos, así como la nacionalidad si son extranjeros.- Finalmente, el artículo 92 inciso c) del citado cuerpo legal, indica que la autorización del instrumento debe contener la constancia de que firman el notario, así como los comparecientes o el motivo por el cual estos no firman.- En este asunto, conforme a lo antes expuesto, del examen del testimonio del instrumento que contiene el matrimonio civil, que es copia fiel y exacta de la matriz, no se desprende en parte alguna la comparecencia de la señora María Isabel Ortega Rojas, madre en ejercicio de la patria potestad de la menor contrayente Carolina Isabel, por lo que es evidente que el denunciado infringió la prohibición contenida en el numeral 16 del Código de Familia, que en forma imperativa obliga al notario a no realizar el matrimonio de un menor de 18 años si no cuenta con el asentimiento previo y expreso de quien ejerza sobre él la patria potestad o tutela, como en este caso sucede con la contrayente menor de edad.- No es suficiente con que el notario diga que dicha señora estuvo presente en la ceremonia y que otorgó el asentimiento, así como de que aporte declaración jurada de ésta en igual sentido, porque lo que se requiere es que tal declaración de voluntad la recoja el notario y quede plasmada en el mismo instrumento en que asienta el matrimonio y quede documentada con la comparecencia y firma de la progenitora de la menor contrayente, toda vez que se trata de un instrumento público, con valor probatorio pleno, conforme lo establecen el párrafo final del artículo 369 y 370 del Código Procesal Civil.- El hecho de que dicha señora estuviera presente en el momento en que se celebró el enlace matrimonial y que por medio de declaración jurada diga que dio su asentimiento para el matrimonio de su hija menor de edad, no tiene la fuerza de eliminar la comisión de la falta en que incurrió el notario, que contrario a lo que él afirma, constituye una falta grave, conforme a lo dispuesto en el artículo 139 del Código de Familia, ya que incumplió un deber funcional establecido por una ley especial, como es la del Código de Familia, en sus artículos 16 y 21, que requiere el asentimiento de quien ejerce la patria potestad de un menor para que éste contraiga nupcias, debiendo el notario abstenerse de prestar el servicio, de no contar con éste.- De ahí que no lleve razón el notario al decir que la normativa no está clara, al no requerir el asentimiento en forma expresa, ya que tratándose de un matrimonio civil, que la legislación de familia autoriza al notario para llevarlo a cabo, éste debe autorizarlo por medio de un acta de matrimonio contenida en un instrumento público, donde comparecen los contrayentes y testigos en su caso, a expresar su consentimiento los primeros, y en el caso de menor, quien ejerza la patria potestad, lo que queda manifiesto mediante la lectura, aprobación y firma de ese instrumento, el cual  hace plena prueba de la convención para la cual ha sido otorgado, de acuerdo a lo establecido en el artículo 371 del Código Procesal Civil en relación a los artículos 2 y 31 del Código Notarial, sin que pueda suplirse la omisión en que incurrió el notario por una declaración jurada posterior de parte de quien no hizo la manifestación en el acto en que se celebró el matrimonio. - Finalmente, debe indicarse que este Tribunal lamenta la situación personal del denunciado al tener que hacer frente a una sanción como la que se le impone, pero ésta es congruente con la gravedad de la falta cometida, prevista en el numeral 139 antes citado, la cual califica de esa forma el incumplimiento de requisitos, condiciones o deberes propios del ejercicio del notariado, contemplados en las leyes, que para este caso, como se ha explicado profusamente, prescribe la legislación de familia, cuando uno de los contrayentes es menor de edad.- En cuanto a la prueba testimonial ofrecida en esta instancia debe decirse que ésta resulta inconducente a los efectos de la valoración de la falta denunciada por el Registro Civil, ya que es suficiente la documental.- Así las cosas, ha de confirmarse la sentencia recurrida, por haber autorizado el notario un matrimonio civil sin la comparecencia de la madre en ejercicio de la patria potestad de la menor contrayente para manifestar su asentimiento, lo que constituye falta grave por haber inobservado el notario un requisito que le establece una ley especial.-POR TANTO: Se confirma la sentencia recurrida.
Licda. Ana Cecilia Ching Vargas
Licda. Miryam Alvarez Ross                         Lic. Rafael Sánchez Sánchez”
(PROCESO DISCIPLINARIO NOTARIAL EXPEDIENTE:  03-000916-627-NO VOTO # 35-2005 TRIBUNAL DE NOTARIADO)

En el caso anterior se explica entonces que el Notario Público actuó  de forma indebida ya que incumple lo dispuesto en el artículo dieciséis del Código de Familia donde se establece que no se puede realizar un matrimonio del menor de 18 años sin el asentimiento previo de quien ejerce la patria potestad , aunque el Notario Público en este caso presenta una declaración jurada de la madre de la contrayente donde expone que estuvo presente en la ceremonia, para el Tribunal de Notariado dicho acto  no es suficiente, ya que el notario debe dejar  plasmada en el mismo instrumento en que asienta el matrimonio la voluntad de la madre, quedando documentada en la comparecencia y con la firma de la progenitora de la menor contrayente razón por la que se confirma la suspensión por tres meses.

3.1.2 Las protocolizaciones de acuerdo con la jurisprudencia


Para ejemplificar jurisprudencialmente las protocolizaciones, el voto noventa y seis dos mil seis del Tribunal de Notariado nos dice lo siguiente:

“TRIBUNAL DE NOTARIADO: - San José, a las nueve horas del veintisiete de abril del dos mil seis.
Proceso disciplinario establecido por RODRIGO SOLANO AGÜERO mayor, divorciado, pensionado, cédula 1-269-240, vecino de Hatillo 3, contra RAFAEL ANGEL MADRIGAL ROJAS mayor, casado, abogado y notario, vecino de San José. No se indicó su número de cédula.
RESULTANDO:
I .-
El señor Rodrigo Solano denunció que mediante el expediente número 99-000598-183-CI, se tramitó el proceso sucesorio de Oscar Solano en el Juzgado de Hatillo, y que en dicho sucesorio, se autorizó al notario Rafael Ángel Madrigal para que realizara la protocolización respectiva. Sin embargo, dicho notario no ha realizado ese trámite, alegando que le den tiempo. Que le han indicado que les diga la cantidad de dinero que se le adeuda para que realice la protocolización respectiva. Que él y su hermano están anuentes a cancelarle el dinero que falte a fin de que la propiedad sea inscrita a su nombre. Solicitó que se investiguen los hechos y que se solicite al notario que realice los trámites correspondientes de la protocolización de la sucesión.
II .-
Se dio curso a la denuncia y el notario contestó que siempre estuvo abierto a protocolizar las piezas del sucesorio de Oscar Solano, pero que en este momento está en la página cien vuelta de su protocolo, por lo que no tiene espacio como para protocolizar bastantes piezas de un sucesorio. Que eso se lo ha indicado a los interesados, pero no entienden, y que en todo caso, está realizando las vueltas para cancelar el tomo 3 de su protocolo, y obtener otro para poder hacerle la protocolización al denunciante, lo cual está en la mejor disposición de hacer dentro de un plazo de veinte días. Opuso la excepción de falta de derecho.
III .-
El señor juez de primera instancia, mediante sentencia de las siete horas treinta minutos del veintidós de diciembre del dos mil cinco, declaró con lugar la denuncia y le impuso al notario dos meses de suspensión, la que se mantendrá vigente hasta que inscriba el documento que interesa al denunciante.
IV .-
Por no estar conforme con lo resuelto, apeló dicho notario, en vista de lo cual conoce ahora el Tribunal de la sentencia indicada.
V .-
En los procedimientos se han observado las prescripciones y plazos de ley. No se notan defectos u omisiones que puedan causar nulidad.
REDACTA LA JUEZ CHING VARGAS.
CONSIDERANDO:
I .-
De la lista de hechos probados que contiene la sentencia apelada, se suprimen por innecesarios los que van del primero al undécimo, toda vez que se trata de recibos relacionados con la tramitación del proceso sucesorio. Se corrige el duodécimo para que se lea que quien rogó los servicios del notario fue el señor Juan de Dios Solano. (véase folio 126). Se aprueban todos los demás hechos por ser fiel reflejo de la prueba que consta en autos, y se corrige la enumeración de éstos, para que en lugar de duodécimo a décimo quinto, se lea de primero a cuarto. Se adicionan dos hechos más para que se lean así:  5)   Que mediante resolución de las diez horas treinta minutos del once de octubre del dos mil uno, dictada por el Juzgado de Familia de Hatillo, se autorizó al Licenciado Rafael Angel Madrigal, para que realizara la protocolización respectiva del sucesorio de Oscar Solano; (véase folio 3). 6) que por recibo número 323 del 11 de mayo del 2005, el denunciante, por medio de Federico Chinchilla Mora, le pagó al notario la suma de ciento cinco mil colones en concepto de honorarios, impuestos y timbres por traspaso e inscripción en el Registro de la finca de la sucesión de Oscar Solano; (véanse folios 79 y 80, y escrito del notario a folios 84 y 85).
II .-
Hecho no probado: el notario no ha demostrado la inscripción del documento que interesa al denunciante.
III .-
El notario aquí denunciado, fungió como abogado director del proceso sucesorio del señor Oscar Solano que se tramitó ante el Juzgado de Familia de Hatillo, y por esa razón, se le rogaron también sus servicios para que como notario, hiciera la protocolización de piezas. Él aceptó esa rogación, y así lo confirmó al contestar la denuncia cuando manifestó que siempre ha estado abierto a protocolizar, que nunca se ha negado a hacerlo, pero que no ha cumplido porque no tiene campo en su protocolo, ya que está en la página 100 vuelta, y por eso, el Juzgado lo autorizó para ese fin, por resolución de las diez horas treinta minutos del once de octubre del dos mil uno. Lo procedente entonces era informar a los interesados acerca de los montos requeridos para cubrir los honorarios y gastos para la protocolización e inscripción, y proceder a hacer el instrumento de protocolización a la mayor brevedad posible. Sin embargo, no fue así, y transcurrió casi un año entre la autorización del notario para la protocolización, y el planteamiento de esta denuncia. Es evidente entonces que el notario incurrió en una falta al haber aceptado la rogación de servicios para protocolizar, y no haber cumplido con su deber, ni aún en el plazo de un mes que le confirió la autoridad de instancia por medio de resolución de las trece horas cincuenta minutos del treinta de junio del dos mil tres, y no obstante que uno de los interesados en el sucesorio, le pagó la suma de cincuenta mil colones para obtener un nuevo tomo de su protocolo, y resolver así el problema alegado por el notario en cuanto a que no tenía suficiente espacio en su protocolo para protocolizar piezas de un sucesorio. Entonces, lo resuelto en primera instancia respecto a este punto, está correcto, y por eso, considera la totalidad de los miembros de este Tribunal, que debe confirmarse.
IV .-
Cuando se planteó la presente denuncia, el señor Rodrigo Solano reconoció que al notario no se le había pagado el dinero necesario para la protocolización y la inscripción de la partición del sucesorio del señor Oscar Solano, pues él dijo en su denuncia que: “También le hemos indicado que nos indique la cantidad de dinero que le adeudamos para que realice la protocolización. Mi hermano y yo estamos anuentes a cancelarle el dinero que falte, a fin de que la propiedad sea inscrita a nuestro nombre”. En ese caso, el notario al contestar la denuncia, debió indicar los montos correspondientes que le debía pagar el denunciante para la protocolización e inscripción del documento. Sin embargo, no dijo nada al respecto, y no demostró haberle indicado al denunciante a cuánto ascendía el monto que éste debía pagar para los honorarios y gastos de inscripción de la protocolización. Tampoco lo hizo cuando se le notificó acerca de la resolución de las trece horas cincuenta minutos del treinta de junio del dos mil tres, mediante la cual se le concedió un mes para protocolizar e inscribir el documento, y la cual le fue debidamente notificada al fax por él señalado. No dijo nada, y no recurrió de ella, por lo que lo así resuelto quedó firme, y el denunciado quedó obligado a hacer el instrumento y a inscribirlo. No obstante eso, en fecha 11 de mayo del 2005, por recibo número 323, el denunciante, por medio de Federico Chinchilla Mora, le pagó al notario la suma de ciento cinco mil colones en concepto de honorarios, impuestos y timbres por traspaso e inscripción en el Registro de la finca de la sucesión de Oscar Solano. El recibo de ese dinero lo acepta el notario en escrito presentado al Juzgado el 19 de julio de ese año, donde manifiesta que “Yo creía que efectivamente ellos habían realizado los citados trámites, pero tal fue mi sorpresa, que el día once de mayo de este año, se presentó el albacea de la Sucesión y me indicó que  los referidos trámites no se habían hecho por falta de dinero. Que hasta ese día tenían dinero y me entregaron la suma de ¢ 105.000 para que yo les hiciera los trámites en el Registro Público. Es hasta ese día que me entregaron el dinero del traspaso, timbres, intereses, etc y lo hicieron por medio del señor Federico Chinchilla Mora que les prestó el dinero en referencia. Con base en ello ya se hicieron los trámites respectivos en el Registro Público, cuando ya salga la escritura del mismo se presentará al Tribunal de Apelaciones para comprobar tal situación”. (Sic), y por esa razón, la falta de pago de los gastos de protocolización e inscripción, ya no eran obstáculo para cumplir con su deber. El señor Madrigal procedió a hacer la protocolización respectiva, pero lo hizo el catorce de octubre del 2003, es decir fuera del plazo que le concedió el juzgador de instancia para ese fin, y además, no inscribió el documento, desatendiendo la orden dada por este juzgador.
V .-
De todo lo expuesto se debe concluir que si el notario aceptó la rogación de servicios para protocolizar las piezas del sucesorio, debió proceder a hacerlo a la mayor brevedad posible, pero no lo hizo así, sino que dejó pasar más de un año sin que lo hiciera, no siendo atendible su excusa de que no tenía campo en su protocolo, porque en ese caso, bien pudo excusarse de prestar el servicio por una causa legal, pero no lo hizo en su oportunidad. Pero no sólo no procedió a hacer su trabajo a la mayor brevedad posible, sino que tampoco lo hizo en el tiempo que le dio el juzgado para ese fin, y además lo hizo en forma incompleta, porque no cumplió con la inscripción. Y si bien es cierto que no se le habían pagado los honorarios y gastos en la fecha en que se hizo la prevención para inscribir, no refutó lo resuelto por el juzgador, sino que se conformó con lo resuelto, razón por la que quedó obligado no sólo a confeccionar el documento de protocolización, sino también a inscribir, y si casi dos años después de esta fecha, aceptó la suma de ciento cinco mil colones que le entregó el señor Federico Chinchilla para los gastos de inscripción y honorarios de la protocolización, ya no existía excusa para negarse a inscribir el documento, y menos todavía cuando en su escrito de folio 85 afirmó que ya se estaban haciendo los trámites respectivos en el registro y que cuando salga la escritura se presentará al Tribunal de Apelaciones. Así las cosas, considera la mayoría de este Tribunal, que fue bien resuelta la sentencia de primera instancia al sancionar al notario por la falta de inscripción del documento que interesa al denunciante, y por ordenar que la suspensión se mantenga hasta que inscriba, pues han transcurrido dos años y nueve meses desde que la autoridad de instancia le ordenó al notario que inscribiera el documento, y casi un año desde que se le pagaron ciento cinco mil colones en concepto de honorarios y gastos para inscribir la propiedad de la sucesión de Oscar Solano. Luego, el notario no tiene razón cuando dice que hay que anular la sentencia porque en ella no se indicó si el documento se inscribió o no, porque eso no constituye un motivo para anular, y puede ser subsanado por el Tribunal como ya se hizo en el considerando segundo. Tampoco tiene razón el notario cuando dice que la sentencia debe ser anulada porque falta la certificación del Registro Público que demuestre o no que el documento está inscrito, pues es a él como notario que aceptó la rogación de servicios para protocolizar e inscribir el documento, a quien le corresponde demostrar que éste ya fue inscrito. Y en cuanto a su inconformidad porque se le sanciona por dos faltas, lo resuelto también está correcto, porque si bien es cierto que confeccionó el instrumento que se le previno, lo hizo fuera del plazo que le dio el Juzgado, por lo que se hizo acreedor a la sanción de un mes que éste le impuso, y como no demostró la inscripción, también se hizo acreedor al otro mes que se le impuso. Lo procedente en consecuencia es confirmar por mayoría, la sentencia apelada en todos sus extremos.
POR TANTO:
Por mayoría, se confirma la sentencia apelada en todos sus extremos. El Juez Jiménez Oreamuno salva el voto en cuanto a la denuncia por no inscripción del documento. Licda. Ana Cecilia Ching Vargas” (PROCESO DISCIPLINARIO NOTARIAL EXPEDIENTE:  02-001192-627-NO DE:  RODRIGO  SOLANO   AGÜERO CONTRA:  LIC.  RAFAEL   MADRIGAL  ROJAS VOTO # 96-2006)

En el presente ejemplo se tramitó el proceso sucesorio de Oscar Solano en el Juzgado de Hatillo,  en este proceso sucesorio, se autoriza al notario Rafael Ángel Madrigal para que realice la protocolización respectiva. El notario no realiza el trámite y alega que le den tiempo, por esta razón los solicitantes denuncian y se le da curso a dicho acto inicial. El notario contesta aludiendo a estar abierto a protocolizar las piezas del sucesorio de Oscar Solano, sin embargo no ha podido ejecutar dicho acto  por  estar en la página cien vueltas de su protocolo, por lo que no tiene espacio  para protocolizar bastantes piezas de un sucesorio.  Esto lo ha indicado a los interesados además está tramitando cancelar el tomo 3 de su protocolo, tratando de obtener otro para poder hacerle la protocolización al denunciante. El Juzgado de Primera Instancia le impuso al notario dos meses de suspensión, ya que lo procedente entonces era informar a los interesados acerca de los montos requeridos para cubrir los honorarios y gastos para la protocolización e inscripción, además de proceder a hacer el instrumento de protocolización a la mayor brevedad posible. Esto no fue así, transcurriendo casi un año entre la autorización del notario para la protocolización, y el planteamiento de esta denuncia, por esto el Tribunal de Segunda Instancia confirma la sentencia en la suspensión del notario por el plazo de dos meses.

3.2. Los actos extraprotocolares de acuerdo con la Jurisprudencia.

Dentro de la jurisprudencia relevante se encuentra la certificación extraprotocolar la cual se ejemplifica por medio del voto cincuenta y tres-dos mil siete por parte del Tribunal de Notariado.



3.2.1 La certificación extraprotocolar de acuerdo con la jurisprudencia.

En el presente caso del Tribunal de Notariado se ejemplificará la potestad certificadora del artículo ciento diez del Código Notarial y los inconvenientes realizados por la mala utilización de dicha potestad.

San José, a las catorce horas, diez minutos del quince de marzo del dos mil siete.-
Proceso disciplinario establecido ante el Juzgado Notarial por ANTONIO ROBINSON THOMPSON mayor, casado, vecino de Curridabat, empresario, cédula 7-066-745, contra ERIKA MISHELLE GÓMEZ SOTO, mayor, soltera, abogada y notaria, cédula 1-839-984, vecina de San José. Interviene además el Licenciado Julio Enrique Zelaya como apoderado especial judicial de la denunciada.
RESULTANDO :
        I.- El señor Antonio Robinson denunció a la notaria por los siguientes hechos: en la asamblea general de la empresa Compañía de Estiba y Servicios Portuarios S.A., se acordó que la junta directiva de la sociedad estaría conformada por el presidente, el secretario, el tesorero y el vocal, y que además cada uno de ellos tendría un suplente. Que para que la junta directiva pudiera sesionar, era necesaria la asistencia de la totalidad de sus miembros, pero que la ausencia de alguno de ellos, podría ser llenada por el suplente. Se acordó además que el presidente, el secretario y el tesorero, serían representantes judiciales y extrajudiciales de la sociedad, con facultades de apoderados generalísimos sin límite de suma, siempre que actuaran al menos dos de ellos en forma conjunta. En ningún caso se le otorgó a los suplentes la posibilidad de ostentar la representación judicial y extrajudicial de la empresa. La señora Maricel Jiménez Carvajal, fue nombrada suplente de la secretaría. A pesar de lo anterior, la notaria denunciada, mediante documento del 22 de agosto del 2000, certificó que dicha señora tenía facultades de apoderada generalísima sin límite de suma en conjunto con el tesorero, lo cual no es cierto, según lo certificó el mismo registro.  Esa certificación fue utilizada en varios actos como aperturas y cierres de cuentas, cobro de facturas, una denuncia penal, etc. Además, al expedirse dicha certificación se indicó que los apellidos de la secretaria suplente son Carvajal Jiménez y no Jiménez Carvajal como aparece en el Registro. Solicitó que se suspenda a la notaria.
        II.-
Se dio curso a la denuncia y la notaria contestó que es cierto que ella expidió la certificación que se denuncia. Que los señores Roberto y David Gurzong le solicitaron que certificara las facultades de la secretaria suplente, y que para eso le entregaron la copia de una certificación emitida por el notario Roberto Gurzong, pero que ella revisó también en la Sección Mercantil. Que después de un análisis del documento, y según la cláusula sexta de la administración, se concluyó que la representación judicial y extrajudicial de la sociedad, con facultades de apoderados generalísimos, la tenían el presidente, el secretario y el tesorero, y los tres suplentes cuando actuaran en sustitución de los titulares, y en conjunto con uno de los otros apoderados. Que al consultar la cédula de doña Maricel, concluyó que en el registro se consignaron incorrectamente, por lo que los consignó según la cédula. Que el Registro Público emitió la certificación que se menciona en el hecho octavo, porque así se lo solicitaron.
        III.-
El señor Juez de primera instancia, mediante sentencia de las siete horas treinta y cinco minutos del treinta y uno de octubre del dos mil seis, declaró sin lugar las excepciones de prescripción y falta de legitimación, y con lugar la denuncia por no advertir la corrección de datos erróneos en la certificación, y sin lugar en cuanto a las otras faltas denunciadas. Rechazó la condena en daños y perjuicios y le impuso un mes de suspensión a la notaria.
        IV.-
Por no estar conformes con lo resuelto, apelaron ambas partes, en vista de lo cual conoce ahora el Tribunal de la sentencia indicada.
        V.- En los procedimientos se han observado las prescripciones y plazos de ley. No se notan defectos u omisiones que puedan causar nulidad.
        REDACTA LA JUEZ CHING VARGAS.
CONSIDERANDO :
        I.-
Se aprueba la lista de hechos probados que contiene la sentencia apelada. Únicamente se corrige la prueba del hecho tercero, para que en lugar de folio 5 se lea folio 15. Se agrega un hecho probado más para que se lea así: 6) que en el mismo asiento 54, del folio 49 y del tomo 1185 de la Sección Mercantil del Registro Público y que se citan en el hecho segundo, se inscribe la protocolización de la cláusula décima de los acuerdos de la asamblea de Compañía de Estiba y Servicios  Portuarios S.A., la cual, para lo que aquí interesa, aparece redactada en los siguientes términos: “DÉCIMA: ACUERDOS DE ASAMBLEAS: …Se acuerda NOMBRAR suplentes de la Junta Directiva, Vocal y suplente, y Fiscal, quedando de la siguiente manera: SUPLENTE DEL PRESIDENTE: MÉLIDA RODRÍGUEZ MORALES, casada una vez, secretaria, cédula uno-seiscientos noventa y tres- quinientos dieciocho, SUPLENTE DEL SECRETARIO: MARICEL JIMÉNEZ CARVAJAL, cédula uno-quinientos diecinueve-seiscientos noventa y uno, casada una vez, secretaria, vecina de San José, SUPLENTE DEL TESORERO: ROBERTO GOURZONG CERDAS, casado una vez, abogado, cédula siete-cero cincuenta y nueve-setecientos cuarenta y nueve, vecino de Curridabat…”; (véase certificación a folios 123 y 124).
        II.-
En este proceso apelan tanto el denunciante como la notaria denunciada. El primero dice en su apelación que los poderes registrables no son susceptibles de ser interpretados, sino que alcanzan únicamente a lo que la ley o el poderdante ha querido delegar. Que la sociedad claramente indicó y así se inscribió, que solamente los titulares tenían poder de representación sobre la empresa, no así los suplentes. Luego, la notaria manifestó en sus agravios que en el proceso se demostró que el nombre correcto de Maricel es Maricel Carvajal Jiménez, y que si bien es cierto ella erró al no hacer la advertencia, con esa omisión no se produjo ningún daño a terceros ni a la fe pública, porque los datos certificados son ciertos. Que la falta cometida es leve y por eso no se le debió suspender, sino que lo procedente es un apercibimiento o reprensión. Que lo que a ella se le solicitó certificar fueron las facultades de doña Maricel actuando como secretaria a falta del secretario titular y en conjunto con otro de los apoderados, en cuyo caso, la señora Maricel sí tiene las facultades indicadas en su certificación. Solicitó que se revoque la sentencia y se le imponga sólo apercibimiento o reprensión.
        III.-
En la asamblea general extraordinaria de Compañía de Estiba y Servicios Portuarios S.A., celebrada el 18 de agosto de 1997, se reformó la cláusula sexta de los estatutos, y se acordó que la representación judicial y extrajudicial de la sociedad le corresponderá al presidente, secretario y tesorero, con facultades de apoderados generalísimos sin límite de suma, debiendo actuar siempre al menos dos de ellos conjuntamente. Luego, mediante la cláusula décima, se acordó nombrar suplentes de los cargos antes indicados, nombrándose como suplente del cargo de secretario, a Maricel Jiménez Carvajal. Así consta en el tomo 1.185, folio 49, asiento 54 de la Sección Mercantil del Registro Público. En la certificación que emitió la notaria y que es el objeto de este proceso, ella certificó que los señores David Hubert Gourzong Cerdas y Maricel Carvajal Jiménez, son tesorero y secretaria suplente, ésta última por no estar fungiendo el titular, con facultades de apoderados generalísimos actuando conjuntamente y sin límite de suma de Compañía de Estiba y Servicios Portuarios S.A.
        IV.-
El artículo 110 del Código Notarial dispone que: “Los notarios podrán extender, bajo su responsabilidad, certificaciones relativas a inscripciones, expedientes, resoluciones o documentos existentes en registros y oficinas públicas, así como de libros, documentos o piezas privadas en poder de particulares. Para este fin, pueden utilizar fotocopias… Para todos los efectos legales, esas certificaciones tendrán el valor que las leyes conceden a las extendidas por los funcionarios de dichas dependencias, mientras no se compruebe, con certificación emanada de ellos, que carecen de exactitud sin que sea necesario, en este caso, argüir falsedad”. En el presente caso, la notaria indicó en el documento que expidió, que certifica los datos que aparecen inscritos en el asiento cincuenta y cuatro, del folio cincuenta, del tomo mil ciento ochenta y cinco de la Sección Mercantil del Registro Público, y ahí, lo que aparece consignado únicamente, es que David Hubert Gourzong Cerdas y Maricel Carvajal Jiménez, son tesorero y secretaria suplente de la sociedad. No se indica en el asiento citado, que la señora Maricel Carvajal  tenga las facultades de apoderada generalísima, de manera que si la notaria denunciada estaba certificando lo que aparece inscrito en el Registro Mercantil, debió limitarse a transcribir lo que ahí consta, sin que fuera procedente afirmar en su certificación, cuestiones que son propias de la interpretación que se dio a lo que ahí está inscrito, y que independientemente de si son correctas o no,  no constan en el Registro. Al hacer estas afirmaciones, no hay duda de que se violó la fe pública que tiene el notario, y se cayó en la falta que contempla el inciso c) del artículo 144 del Código Notarial, al expedir un documento sin ajustarse al contenido del documento transcrito, con lo cual se indujo a error a terceros. Disiente entonces este Tribunal de lo resuelto en primera instancia en cuanto no estimó como falta lo relativo a la afirmación que se hizo en la certificación en cuanto a los poderes que tienen los suplentes, porque para este Tribunal sí constituye una falta, y por eso estima que se le han de imponer tres meses de suspensión.
V.- En cuanto a la otra falta que se atribuye a la denunciada, la autoridad de instancia le impuso un mes de suspensión, con lo cual ella no está de acuerdo, y alega que no procede la sanción porque no se causó daño a terceros. Sin embargo, no tiene razón en sus agravios, porque el artículo 139 del Código Notarial considera como falta grave no sólo los casos en que se producen daños a terceros, sino también cuando se incumplen requisitos, condiciones o deberes propios del ejercicio del notariado, contemplados en las leyes, como ocurrió en este caso, en el que se incumplió lo establecido en el artículo 110 del Código Notarial. Por eso independientemente de si causaron o no perjuicios a terceros, lo cierto es que la sanción procede por dicho incumplimiento. Y como la falta es grave, no es posible sancionar a la denunciada únicamente con apercibimiento o reprensión que son para faltas leves.
POR TANTO :
        En lo apelado, se revoca la sentencia recurrida en cuanto rechazó la denuncia contra la notaria Ericka Mishelle Gómez Soto por haber afirmado en la certificación que emitió, que la secretaria suplente tiene facultades de apoderada generalísima, y en su lugar se acoge, y por esa falta se le imponen tres meses de suspensión. Se confirma la sentencia en lo demás apelado.-
Licda . Ana Cecilia Ching Vargas
Lic. Roy A. Jiménez Oreamuno             Lic. Rafael Sánchez Sánchez
Rm /* (PROCESO DISCIPLINARIO NOTARIAL  EXPEDIENTE # 01-000632-627-NO  DE : ANTONIO ROBINSON THOMPSON  CONTRA : LIC. ERICKA M. GOMEZ SOTO VOTO # 53-2007  TRIBUNAL DE NOTARIADO).


En el presente caso la notaria procede a producir un hecho contra la fe pública ya que en la asamblea general de la empresa Compañía de Estiba y Servicios Portuarios S.A., se acordó que  el presidente, el secretario y el tesorero, serían representantes judiciales y extrajudiciales de la sociedad, con facultades de apoderados generalísimos sin límite de suma, siempre que actuaran al menos dos de ellos en forma conjunta. En ningún caso se le otorgó a los suplentes la posibilidad de ostentar la representación judicial y extrajudicial de la empresa.
En dicha sociedad  Maricel Jiménez Carvajal, fue nombrada suplente de la secretaría. La notaria denunciada, mediante documento del veintidós  de agosto del dos mil, procedió a certificar que la señora tenía facultades de apoderada generalísima sin límite de suma en conjunto con el tesorero, lo cual no es correcto tal y como consta en el  Registro Público.  Esa certificación fue utilizada para actos como aperturas y cierres de cuentas, cobro de facturas, una denuncia penal, etc.
La sociedad claramente expresó que solamente los titulares tenían poder de representación sobre la empresa, no así los suplentes.
La notaria manifiesta en los agravios que en el proceso si bien es cierto ella erró al no hacer la advertencia, con la omisión no se produjo ningún daño a terceros ni a la fe pública, porque los datos certificados son ciertos. Aduce además que la falta cometida es leve y por eso no se le debió suspender, sino que lo procedente es un apercibimiento o reprensión.
De acuerdo con el Tribunal de Segunda Instancia, la notaria debió limitarse a transcribir lo que consta, no es procedente afirmar, cuestiones de  interpretación e independientemente de si son correctas o no,  no constan en el Registro.
Al hacer estas afirmaciones,  se violó la fe pública, además se cayó en la falta que contempla el inciso c) del artículo 144 del Código Notarial, al expedir un documento sin ajustarse al contenido del documento trascrito, con lo cual se indujo a error a terceros.

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